Doanh nghiệp
Biết việc nào đang kẹt mà không phải hỏi từng người
Họp đầu tuần, việc chia xong xuôi, ai cũng gật đầu. Tới thứ Năm anh chị hỏi lại thì phải nhắn từng người, người trả lời "sắp xong", người chưa đọc tin. Việc thật sự đang kẹt thì không ai nói, tới khi trễ hạn mới lộ ra. Bảng này để anh chị khỏi phải đi hỏi: mỗi việc có một người phụ trách, một hạn và một bước tiếp theo, nhìn một lượt là biết việc nào cần mình gỡ.
Mở công cụBảng theo dõi việc
Dữ liệu chỉ lưu trên trình duyệt của máy này. Thỉnh thoảng bấm Xuất CSV để giữ bản sao, nhất là trước khi dọn trình duyệt.
Dùng xong anh chị được gì
- Mở bảng lên là thấy ngay việc nào đã trễ, không phải nhắn hỏi vòng quanh từng người nữa.
- Việc nào hơn 3 ngày không ai cập nhật sẽ tự hiện nhãn riêng, việc "đứng im" không lọt qua được.
- Mỗi việc rõ đúng một người chịu trách nhiệm và bước tiếp theo là gì, hết cảnh "em tưởng bạn kia đang làm".
- Cuối ngày chỉ cần lọc những việc đang Vướng là biết ngày mai mình phải gỡ chỗ nào trước.
Trước và sau
Làm tay hiện giờ
Hỏi tiến độ qua tin nhắn, câu trả lời rải rác nhiều chỗ, đọc xong vẫn không chắc việc tới đâu.
Việc kẹt chỉ lộ ra khi khách hỏi tới hoặc khi đã qua hạn.
Ai phụ trách, ai đang chờ ai, phần lớn phải nhớ trong đầu hoặc lật lại đoạn chat cũ.
Dùng công cụ
Mọi việc nằm trong một bảng: người phụ trách, hạn và bước tiếp theo rõ từng dòng.
Việc trễ và việc lâu không cập nhật tự nổi lên khi bật lọc cần quan tâm.
Cuối ngày nhìn một lượt là biết việc nào xong, việc nào cần mình vào gỡ vướng.
Hợp với ai
Trưởng nhóm 3–10 người đang theo dõi vài chục đầu việc. Chủ doanh nghiệp nhỏ muốn xem tiến độ vào cuối ngày. Mỗi việc nên có đúng một người phụ trách.
Hướng dẫn dùng từng bước
- Bấm Thêm dòng. Lấy ví dụ, nhập việc “Gửi báo giá”, người phụ trách “Lan”, hạn ngày mai.
- Chọn Đang làm và ghi bước tiếp “Chốt số lượng với khách”. Không ghi chung chung “xử lý tiếp”.
- Nhập ngày cập nhật hôm nay. Khi có tiến triển hoặc bị vướng, sửa cả trạng thái lẫn ngày này.
- Bật Chỉ việc cần quan tâm. Trễ được ưu tiên trước; quá 3 ngày chưa cập nhật sẽ có nhãn riêng.
- Cuối ngày xem các việc Vướng; cuối tuần xuất CSV để giữ bản sao. Khi thêm việc, ghi luôn ngày hôm nay vào Ngày cập nhật để công cụ tính đúng việc nào lâu không ai đụng tới.
Hỏi đáp
Dữ liệu lưu ở đâu?
Trên trình duyệt của máy anh chị; bên mình không thấy dữ liệu đã nhập. Xóa dữ liệu trình duyệt hoặc dùng chế độ riêng tư có thể mất bản lưu, nên xuất CSV thường xuyên.
Dùng trên điện thoại được không?
Được. Bảng rộng có thể vuốt ngang; dữ liệu trên điện thoại và máy tính không tự đồng bộ.
Nhiều người cùng dùng được không?
Bản miễn phí không hỗ trợ nhiều người cùng sửa. Nếu cần dùng chung, phân quyền hoặc tự nhắc, bên mình có thể làm phần mềm riêng.
Tải Excel về sửa được không?
Được. Nút tải bên dưới cung cấp file mẫu có công thức. Excel và dữ liệu trong trình duyệt là hai bản riêng; CSV chỉ dùng để chuyển dữ liệu giữa các bản công cụ, không phải nhập trực tiếp file xlsx.
Muốn thành phần mềm riêng, nhiều người cùng dùng, tự nhắc qua Zalo?
Bên mình có nền tảng cho doanh nghiệp, có thể trao đổi thêm theo cách anh chị đang vận hành.
Xem nền tảng phù hợp